"Как управлять запасами?"

Наиболее распространённые вопросы, с которыми приходится сталкиваться, и которые задают руководители и специалисты:

·        Как снизить риск возникновения дефицита запасов?

·        за счет чего можно снизить запасы?

·        Какие меры предпринять по снижению излишков запасов?

·        Поставлена задача повысить оборачиваемость запасов, как это сделать?

 

Часто и почти всегда эти вопросы задаются порознь. Редко, когда встречается формулировка вопроса вроде: «как снизить запасы, при этом снизив, или как минимум не повысив риски возникновения дефицита товара?».

 

Хотя именно такая постановка вопроса будет корректной.

Основную задачу в данном случае стоит формулировать:

·        Как минимизировать запасы (избавляясь от излишков запасов), одновременно снижая дефицит (или риски его возникновения)?

 

Т.к. если мы будем снижать запасы, не обращая (или мало обращая) внимание на «цену ошибки», т.е. степень удовлетворенности спроса на ликвидные позиции, которые пользуются наиболее высоким спросом, то компания рискует потерять в объеме продаж и прибыли.

 

Если же будем стараться минимизировать дефицит, не обращая внимания на ту же «цену ошибки», но уже с точки зрения влияния наличия запаса на конечный результат: объем продаж и прибыльность, – то рискуем раздуть запасы по позициям с невысоким спросом и, как следствие, – заморозить средства в запасе неликвидов или позициях с низким спросом, взвалив на компанию непродуктивные затраты.

 

Поэтому для начала стоит определить именно «цену ошибки», то есть позиции, отсутствие запасов по которым приведет к существенным потерям компании в продажах и прибыли, а также позиции, отсутствие или наличие которых не скажется существенным образом на объеме продаж и прибыли компании.

Сделать это можно проведя ABC-анализ, исходя из «правила Парето», но нас интересует не количество позиций, которые формируют пресловутые 80%, а то, какие именно позиции формируют эти 80% от объема и прибыли – из этих позиций мы и формируем группe A.

 

На практике довольно редко встречается, особенно в оптовых компаниях, когда 80% прибыли и объема продаж формируют 20% ассортимента. Чаще количество товарных позиций, которые формируют группу A, составляет от 4% до 16%.

Отсутствие этих позиций скажется явным и негативным образом на продажах и прибыльности компании.

 

Нужно предостеречь от распространенного заблуждения проводить ABC-анализ по товарным группам (например, по торговым маркам). Проводить ABC-анализ стоит именно по товарным позициям. Т.к. почти всегда, если бренд, состоящий, например,  из 20 товарных позиций (артикулов, SKU и т.п.), входит в группу A, формируя 8% объема продаж, то только 1-3 позиции формируют 6-7% объема продаж и прибыли. Еще 3-5 позиций формируют 0,5-0,9%, остальные позиции на объем продаж компании и её прибыльность существенным образом не влияют.

 

Проведя анализ по брендам, мы сформируем товарный запас по всему бренду как для группы A, то мы заморозим избыточные средства и обречем компанию на затраты по поддержанию запаса низколиквидных позиций.

 

Также рекомендуется выявить позиции, которые попали в группу C, но которые оказывают непосредственное влияние на продажи позиций, входящих в группу A, – так называемые сопутствующие или комплиментарные продажи. Такие позиции также стоит из группы C поднять до группы B: они хоть и неявным образом, но влияют на продажи компании и её прибыльность.

 

После этого стоит определить риски, присущие товарным позициям: риски отклонения от плана продаж, риски отклонения от сроков поставки. Это поможет сделать XYZ-анализ. Лучше его проводить в варианте «точность-исполняемость».

 

Математический вариант XYZ-анализа поможет выявить позиции, которые продаются равномерно вне зависимости от сезона. По таким позициям стоит выбрать стратегию управления запасами или «пополнение запасов с фиксированным периодом и фиксированной партией поставки» или по точке перезаказа.

 

При наличии сезонности оба вида анализа (XYZ-анализ и ABC-анализ) стоит проводить в разрезах «сезон-не сезон», т.к. одна и та же товарная позиция в зависимости от сезона может вести себя по-разному.

 

После этого необходимо определить необходимость поддержания и метод расчета страхового запаса, исходя из «цены ошибки» и рисков. Не один «волшебный метод» или формулу, а именно тот метод, который позволит сформировать оптимальный страховой запас, соответствующий рискам и только для тех позиций, для которых страховой запас поддерживать стоит.

 

Так, например, позиции групп AX и BX (при проведении XYZ-анализа по рискам отклонения от планов продаж) не требуют поддержания страхового запаса на покрытие рисков отклонения от плана продаж. Но, с другой стороны, при оценке рисков отклонения от сроков поставок для них может потребоваться страховой запас для покрытия именно этих рисков.

 

Также не стоит поддерживать страховой запас для позиций группы C: цена ошибки не высока, а с учетом того, что группа C включает в себя от 30% до 60% ассортимента, формирование страхового запаса приведет к созданию избыточного запаса и обречет компанию на избыточные (непродуктивные) затраты.

 

Нужно обратить внимание на то, что поддержание страхового запаса по группе C требует больших средств и значительного увеличения затрат, при том, что существенным образом на объем продаж не повлияет:

Группы	Доля в объеме продаж	Удовлетворенность спроса по группе
A	80%	95%
B	15%	80%
C	5%	50%

Средневзвешенный (по долям в объеме продаж) показатель удовлетворенности спроса составляет 90,5%.

 

Допустим, что мы решили увеличить удовлетворенность спроса по группе C на 30%, формируя страховой запас.

Группы	Доля в объеме продаж	Удовлетворенность спроса по группе
A	80%	95%
B	15%	80%
C	5%	80%

Средневзвешенный (по долям в объеме продаж) показатель удовлетворенности спроса составит 92%.

 

Видно, что, увеличив страховой запас почти по половине ассортимента, мы увеличили общую удовлетворенность спроса всего на 1,5%.

 

То есть ниже (в подавляющем большинстве случаев) точности прогнозирования продаж: мало кто может прогнозировать продажи с точностью +/- 1,5%.

 

Поэтому для увеличения общего уровня удовлетворенности спроса стоит увеличивать именно удовлетворенность спроса для группы A, далее можно заняться группой B, группа C, даже при увеличении СЗ и удовлетворенности по ней до 100% с 50% даст прирост продаж не более (а скорее и менее) 2,5%.

 

Но еще раз повторю – цена ошибки по одной и той же позиции может существенно меняться в зависимости от сезона.

 

Автор: Шиков Виктор Олегович.